До подписания договора выясните, кто отвечает за каждый участок
перевозки и какие расходы включены в предложение. Это отделяет
управляемую поставку от красивой, но неполной сметы.
Начните с исходных данных: какой вес берется в расчет, как считается
объем, где принимают груз, сколько бесплатных дней хранения и какие
требования к упаковке.
Затем уточните, кто оформляет экспорт, импорт, сертификаты и
закрывающие документы. Ответы должны отражаться в договоре или
спецификации, а не оставаться в переписке.
Вопросы о цене
- Что включено в ставку и что оплачивается отдельно?
- Когда цена может измениться?
- По какому курсу пересчитывается валюта?
- Включены ли терминал, хранение и последняя миля?
- Какой вес используется - фактический или объемный?
Вопросы о сроке и маршруте
Запросите диапазон срока от забора до склада, частоту отправок, точки
перегрузки, резервный маршрут и порядок уведомления о задержке. Для
регулярных поставок важна не рекордная скорость, а предсказуемость.
Вопросы о риске
Уточните страховую сумму, франшизу, исключения, документы для
претензии и срок выплаты. Спросите, кто отвечает за повреждение на
складе, при перегрузке и на последней миле.
Начните с роли компании в поставке
Первый вопрос - не «какая ставка», а «за что именно вы отвечаете». Компания может быть агентом, экспедитором, перевозчиком, таможенным представителем или оператором полного цикла. От роли зависят документы, ответственность и то, с кем у вас возникает договорное отношение.
Уточните, будет ли груз оформляться на контракт вашей компании или через импортера оператора. Это влияет на платежи, НДС, комплект документов и дальнейший учет товара.
Вопросы о расчете цены
- какие исходные данные использованы;
- по фактическому или объемному весу считается тариф;
- какая минимальная расчетная партия;
- включены ли забор, склад, перегрузка и доставка до двери;
- входят ли оформление, пошлина, НДС и сбор;
- сколько действует ставка;
- как считается курс валюты;
- когда и по каким документам возможен пересчет.
Попросите итоговую таблицу до склада с отдельными строками. Она нужна не ради формальности: по ней финансовый специалист проверит себестоимость, а закупщик сравнит варианты без подмены состава услуг.
Вопросы о сроках
С какого события начинается срок: готовность товара, приемка на складе, формирование партии или выход транспорта? Что считается окончанием: прибытие в терминал, выпуск таможни или передача на вашем складе? Укажите в договоре календарные или рабочие дни и события, при которых срок приостанавливается.
Попросите диапазон фактических сроков по сопоставимым поставкам. Один рекордный рейс не показывает надежность. Для бизнеса важнее предсказуемость и заранее обозначенный резерв.
Вопросы о документах
- кто определяет и подтверждает код ТН ВЭД;
- кто проверяет разрешительные документы;
- кто готовит декларацию и является декларантом;
- какие документы вы получите после выпуска;
- будет ли НДС подтвержден для учета и вычета;
- как оформляются расхождения по количеству и стоимости;
- кто отвечает за маркировку до ввоза.
Не принимайте ответ «все документы будут». Запросите перечень с названиями и ответственным за каждый документ.
Вопросы о грузе и складе
Как склад принимает товар, взвешивает и измеряет места? Делается ли фотофиксация, пересчет, проверка упаковки и маркировки? Что происходит, если упаковка не выдержит выбранный маршрут? Кто согласует и оплачивает переупаковку?
Для товаров нескольких поставщиков уточните правила консолидации: срок бесплатного хранения, стоимость обработки, совместимость грузов, способ формирования упаковочного листа и ответственность за перепутанные места.
Вопросы об ответственности
- каков лимит ответственности оператора;
- когда риск переходит между сторонами;
- что покрывает страхование;
- какие исключения и франшиза действуют;
- как фиксировать повреждение при выдаче;
- в какой срок направляется претензия;
- какие документы нужны для выплаты.
Проверьте, совпадает ли порядок из договора с реальной приемкой вашего склада. Если водитель уезжает до пересчета, а претензия принимается только по акту при водителе, условие практически невыполнимо.
Вопросы о дополнительных расходах
Кто платит за досмотр, хранение, простой, корректировку документов, возврат на склад и дополнительную сертификацию? Заранее определить точную сумму нельзя, но можно зафиксировать тариф, порядок согласования и подтверждающие документы.
Запретите неоговоренные услуги без письменного согласования, кроме действий, необходимых для предотвращения немедленного ущерба. Даже в таком случае оператор должен уведомить вас и предоставить подтверждение.
Как закрепить ответы
Перенесите ключевые ответы в договор, заявку, спецификацию и тарифное приложение. Переписка менеджера полезна, но при споре важнее подписанные условия. Проверьте приоритет документов, чтобы заявка не отменяла защитные положения договора.
Что должно попасть в заявку и приложение
Устные договоренности о сроке и цене трудно использовать при споре. В заявке закрепляют товар, количество мест, вес, объем, адреса, контакты на погрузке, температурный режим, требования к машине и крайние даты. Приложение должно однозначно определять, какие расходы входят в ставку, а какие оплачиваются по факту только после согласования.
Для импорта добавьте распределение обязанностей по подготовке инвойса, упаковочного листа, разрешительных документов и данных для декларации. Если перевозчик привлекает таможенного представителя, это не переносит автоматически ответственность импортера за достоверность сведений. Нужен отдельный порядок проверки кода, описания товара и таможенной стоимости.
Как согласовать изменения и претензии
Заранее определите канал, в котором изменение считается согласованным. Переписка в мессенджере удобна для оперативной работы, но значимые решения лучше подтверждать электронной почтой или через систему электронного документооборота. Укажите сотрудников, которые вправе менять маршрут, бюджет и срок.
Претензионный раздел должен содержать сроки уведомления, перечень доказательств и порядок расчета ущерба. При повреждении обычно нужны акт, фотографии, транспортный документ и документы о стоимости товара. Если порядок не согласован, стороны теряют время на спор о форме заявления вместо оценки убытка.
Пример вопроса, который предотвращает доплату
Вместо общего вопроса «цена окончательная?» спросите: какой вес используется, какой делитель объемного веса применяется, как округляются места, какие услуги входят в ставку и по каким событиям возможен пересчет. Попросите показать расчет на ваших исходных данных. Ответ переносится в заявку и тарифное приложение, чтобы менеджер, бухгалтер и перевозчик использовали одну формулу.
Так же конкретно проверяют срок. Уточните его начало и окончание, время на консолидацию, график отправок и допустимое отклонение. Если срок привязан к выходу транспорта, укажите, что происходит при пропуске рейса и кто оплачивает хранение. Для срочной поставки закрепите порядок перехода на резервный маршрут.
Финальная проверка перед подписанием
Сведите ответы в таблицу: вопрос, согласованное условие, документ и ответственный. Не подписывайте заявку, которая противоречит рамочному договору или делает важные услуги неопределенными. После первой перевозки обновите чек-лист фактическими отклонениями. Так договор становится рабочим инструментом управления, а не формальностью.
Частые вопросы
Можно ли
подписывать типовой договор без спецификации?
Для конкретной поставки спецификация нужна: в ней фиксируются груз,
маршрут, цена, срок и услуги.
Где закрепить переписку
менеджера?
Ключевые обещания перенесите в договор, приложение или подтвержденное
коммерческое предложение.
Что проверить перед первым
платежом?
Реквизиты, полномочия подписанта, состав цены, страхование, условия
возврата и маршрут.
Получите предложение
с понятными условиями
Передайте GlobalTeck данные груза. Мы подготовим расчет и письменно
зафиксируем маршрут, состав услуг и ответственность.